ビジネスシーンでのコミュニケーションに悩んでいませんか？本記事では、慶應大学教授・今井むつみさんの著書『「何回説明しても伝わらない」はなぜ起こるのか？』を基に、効果的なコミュニケーション方法をご紹介します。
ビジネスコミュニケーションの新常識：「心の読み方」の重要性
ビジネスの現場で、うまくコミュニケーションが取れないと感じている方は多いのではないでしょうか。実は、その原因は「話し方」ではなく「心の読み方」にあるかもしれません。今回は、認知科学の視点から見た効果的なコミュニケーション方法をご紹介します。
- 「スキーマ」を理解すると、相手の立場に立つことができる
- 表情は「心の窓」：非言語コミュニケーションの重要性
- 専門性の罠：視点の偏りに注意が必要
- オンラインコミュニケーションでの誤解を防ぐコツ
- 「マルハラ」問題：テキストコミュニケーションの落とし穴
- 管理職必見：成功体験の押し付けは禁物
- 「理由」を伝えることで相手の納得を得やすくなる
- 探索欲求：人間の本能的な学習メカニズム
ビジネスの現場では、「話し方」や「伝え方」に焦点を当てたコミュニケーション改善策が多く提案されています。
しかし、今井教授は「スキーマ」という概念を用いて、コミュニケーションの本質は「心の読み方」にあると指摘しています。
スキーマとは、個人の経験や知識によって形成される思考の枠組みのことです。
このスキーマの違いが、コミュニケーションの齟齬を生み出す大きな要因となっているのです。
「スキーマ」を理解して相手の立場に立つ
「相手の立場に立つ」というアドバイスをよく耳にしますが、これは単に思いやりを持つということではありません。
相手のスキーマを理解し、その人の置かれている状況を的確に推測することが重要です。
例えば、同じ「報告書」という言葉でも、営業部門と経理部門では想像する内容が異なるかもしれません。
このような違いを認識し、相手のスキーマに合わせた説明や提案をすることで、より効果的なコミュニケーションが可能になります。
また、自分のスキーマも常に意識することが大切です。
自分の経験や知識に基づいた「当たり前」が、相手にとっては全く異なる意味を持つ可能性があることを忘れないようにしましょう。
表情は「心の窓」：非言語コミュニケーションの重要性
言葉だけでなく、表情やジェスチャーなどの非言語コミュニケーションも重要です。
特に表情は、相手の感情や理解度を読み取る上で重要な手がかりとなります。
例えば、説明中に相手が眉をひそめたり、目を逸らしたりする様子が見られたら、理解が困難な部分があるのかもしれません。
このような非言語的なサインを見逃さず、適切に対応することで、コミュニケーションの質を向上させることができます。
ただし、最近はオンラインミーティングが増えており、表情を読み取りにくい状況も多くなっています。
そのような場合は、意識的に相手の反応を確認する質問を挟むなど、工夫が必要です。
専門性の罠：視点の偏りに注意が必要
専門性を高めることは重要ですが、同時に視点が偏る危険性も孕んでいます。
自分の専門分野の常識が、他の分野の人には通用しないことがよくあります。
例えば、ITエンジニアが営業部門に新しいシステムの説明をする際、技術的な詳細に偏りすぎて、実際の業務にどう役立つかという点が伝わらないことがあります。
このような状況を避けるためには、常に自分の専門性による偏りを意識し、相手の立場や背景を考慮しながらコミュニケーションを取ることが大切です。
また、異なる専門性を持つ人々との対話を積極的に行い、多様な視点を取り入れる努力も重要です。
オンラインコミュニケーションでの誤解を防ぐコツ
最近、リモートワークの普及により、オンラインでのコミュニケーションが増えています。
しかし、対面でのコミュニケーションに比べ、誤解が生じやすいという課題があります。
これは、非言語コミュニケーションの手がかりが少ないことが主な原因です。
オンラインでの誤解を防ぐためには、以下のようなポイントに注意しましょう。
まず、メッセージの意図を明確に伝えることが重要です。
曖昧な表現は避け、具体的な言葉を使うよう心がけましょう。
また、相手の理解度を確認する質問を適宜挟むことも効果的です。
さらに、重要な内容については、口頭での説明に加えて文書でも共有するなど、複数の手段を用いることで、情報の伝達漏れを防ぐことができます。
「マルハラ」問題：テキストコミュニケーションの落とし穴
テキストベースのコミュニケーションでは、「マルハラ」のような新しい問題も生じています。
「マルハラ」とは、文末の句点（。）が威圧的に感じられるという現象です。
これは、テキストコミュニケーションにおける感情の伝達の難しさを示す一例と言えるでしょう。
このような問題を避けるためには、相手の立場や年齢、関係性などを考慮し、適切な文体や表現を選ぶことが重要です。
例えば、若い世代とのコミュニケーションでは、絵文字や顔文字を適度に使用することで、メッセージのトーンを和らげることができます。
ただし、ビジネスシーンでの使用は場面や相手によって適切さが変わるので、注意が必要です。
管理職必見：成功体験の押し付けは禁物
管理職の方々は、自身の成功体験を部下に押し付けてしまいがちです。
しかし、これは効果的なマネジメント方法とは言えません。
なぜなら、個人の成功体験は特定の状況下での結果であり、必ずしも普遍的に適用できるものではないからです。
むしろ、部下の個性や強みを理解し、それを活かす方向でのアドバイスや指導が求められます。
例えば、営業成績を上げるために、管理職自身の成功した営業スタイルを押し付けるのではなく、部下の性格や得意分野を考慮した上で、その人なりの営業スタイルを見つけ出すサポートをすることが効果的です。
また、部下の意見や提案に耳を傾け、新しいアイデアを積極的に取り入れる姿勢も重要です。
「理由」を伝えることで相手の納得を得やすくなる
人間は本能的に「理由」を求める生き物です。
ビジネスシーンでも、単に指示や決定を伝えるだけでなく、その背景にある理由を説明することで、相手の理解と納得を得やすくなります。
例えば、新しいプロジェクトを立ち上げる際、単に「こういうプロジェクトを始めます」と伝えるだけでなく、「なぜこのプロジェクトが必要なのか」「どのような効果が期待できるのか」といった理由を丁寧に説明することで、チームメンバーの協力を得やすくなります。
また、理由を説明することは、相手の質問や意見を引き出すきっかけにもなります。
これにより、より深い議論や新たなアイデアの創出につながる可能性があります。
効果的なコミュニケーションで職場を変える：まとめ
ビジネスコミュニケーションの改善は、単に「話し方」を変えるだけでは不十分です。
相手のスキーマを理解し、「心の読み方」を意識することが重要です。
非言語コミュニケーションにも注意を払い、オンラインでのコミュニケーションでは特に誤解を防ぐ工夫が必要です。
管理職は自身の成功体験を押し付けるのではなく、部下の個性を活かすサポートを心がけましょう。
そして、常に「理由」を伝えることで、相手の理解と納得を得やすくなります。
これらの点を意識し、実践することで、より効果的なコミュニケーションが可能となり、職場の雰囲気や生産性の向上につながるでしょう。
コミュニケーションスキルの向上は一朝一夕には達成できませんが、日々の小さな努力の積み重ねが大きな変化をもたらします。
今日から、あなたのビジネスコミュニケーションを見直してみてはいかがでしょうか。
